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25 委托别人时要避免出现误解和被动委托别人时不能用“模糊”
的表述
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委托别人时有一点必须特别注意,那就是千万不能认为“即便我不说对方也应该知道”
。
因为不把想要传达的信息表述清楚,可能会造成对方的误解,使双方难以建立起信任关系。
为了防止出现这种情况,必须牢记以下两个秘诀。
【委托他人时的秘诀】
①用“5W1H”
给出具体的指示。
②确认对方的态度,避免对方感到“被动”
。
①用“5W1H”
给出具体的指示。
在对他人进行委托时,必须明确传达“5W1H”
。
请看下面这个示例。
你:“我们部门好像还有不少人没有申请过带薪休假。
因此我想确认一下所有人的休假计划。
(WHY)有件事想拜托你,可以帮我统计一下我们部门所有人(WHO)未来的休假计划吗?(>
对方:“没问题。”
你:“非常感谢,我需要在这周五17点之前(WHEN)将这份Excel表格上的内容填满,(HOW)你看这个时间可以吗?”
对方:“明白,交给我吧。”
像这样用“5W1H”
来进行说明,就不会使对方产生误解。
在这个示例中没有出现“WHERE”
,也就是说,大家可以根据实际情况删除一些多余的要素也没关系。
②确认对方的态度,避免对方感到“被动”
。
用“5W1H”
虽然能够将信息准确地传达给对方,避免产生误解,却可能使对方感到“被动”
。
因此,在委托的最后一定要用“我是这样想的,你觉得如何”
,确认一下对方的态度,避免使对方感到“被动”
。
对方可能会很爽快地答应,也可能会提出自己的意见。
总之,要在双方达成一致的基础上再继续向前推进,这才是正确的做法。
有时候,关于传单、DM(直投广告)、资料等包含设计要素的委托,在一些细节的问题上因为难以具体说明,所以很容易出现“模糊不清”
的指示。
●难以具体说明的内容用“草图”
来进行说明
在这种情况下,最好用画图的方式来进行说明。
草图不管是画在笔记本上、白板上还是平板电脑上都可以。
一边画图一边进行说明,能够极大地提高说明的准确度,避免对方产生误解。
Point
按照“5W1H”
的方法进行说明,可以使委托的内容具体化。
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